Данную статью можно понять без предыдущих работ.
Собрав все возможные папки – сети, хранилища, компьютеры, телефон и внешние носители можно приступить к одной из сложных, но важных частей – анализу отсортированной информации.
Проанализировать содержимое папок можно по трём критериям — объём, значимость, срочность.
Каждый критерий может повлиять на другие. Например, старые чёрно-белые фото будут обладать колоссальной значимостью, при этом срочности в этих фото может не быть десятилетиями, а занимать места, за счёт фотоальбома много! Но следует понимать, что электронная копия тех же фото не будет иметь той же значимости. Вся прелесть в оригинале, которая отобразит срез эпохи.
Другое дело, когда все три критерии малозаметны. Например, распечатка с выступления. Значимость мала, второй раз с тем же текстом не пойти, объём немалый, срочности никакой. Тогда можно смело выкидывать (если в бытовке листки не нужны).
На каждый критерий удобно влиять. Начнём с объёма. Записи большинства лекций можно проанализировать и подсократить. Если старые записи ещё были от руки, то перевод в электронную версию поможет освободить место для папок на полке. Однако следует обозначить – если человеку проще запоминать в записи, то возможно есть смысл пожертвовать место. При этом, не стоит путать этот момент с удобством бумажного формата, ведь тогда электронный вариант при наличии принтера всегда можно распечатать.
Значимость можно снизить, испортив файл, либо повысить улучшив его. Кроме шуток, если лекцию написанную от руки дополнить и поместить в хранилище для быстрого доступа и для других пользователей, значимость значительно повысится. Другой вопрос, обязательно ли первоначальной записи повышать значимость?
Срочность в основном можно снизить, быстрее отправив или найдя документ, благо если читали предыдущие части, то всё отсортировано.
Критерии могут также показывать на необходимость дублировать информацию. Например, объёмную бумажную информацию продублировать в электронный формат на случай, если один листочек повредится. Значимый документ сохранить как на компьютере, так и в хранилище (вдруг перегорит компьютер). Дублирование срочной информации позволит найти наиболее подходящий формат. Например, в офисах дают распечатку вместо того, чтобы отводить к компьютеру, где есть документ…
Что по итогу, после тщательной уборки по папкам? Много положительного психологического влияния:
- Ощущение легкости, свободы;
- Снижение тревоги при необходимости срочности документа или при утрате одного вида хранения материла (например, флешки);
- Повышение ясности мыслей («Порядок снаружи — порядок внутри») Упорядоченная информация помогает лучше структурировать задачи и цели;
- Понимание своих привычек. Можно увидеть, где важное, а где — «зависшие» дела;
- Освежение памяти можно вспомнить забытые идеи, проекты, контакты — и вдохновиться на их продолжение или завершение;
- Разгрузка памяти. Не нужно держать всё в голове — появляется доверие к системе хранения, и мозг отдыхает от «напоминаний»;
- Снижение прокрастинации. Когда знаешь, где лежит нужный файл, проще приступить к задаче — нет сопротивления из-за хаоса;
- Повышение дисциплины. Регулярная сортировка формирует навык доводить дела до конца и не копить «информационный мусор»;
- Эстетическое удовольствие. Визуальный порядок (в названии файлов, структуре папок) радует глаз и создаёт ощущение профессионализма;
- Личностный рост. Сортировка помогает осознать, как вы меняетесь, какие интересы уходят, а какие становятся сильнее.
Надеюсь, за эти 20 частей мне удалось передать всю ценность сортировки по папкам. Поделитесь в комментариях, кто читал часть моих работ, как вам серия публикаций? Применяли ли на практике рекомендации?
Короткие версии статей, свежие объявление и предложения, ссылку на общий чат для общения можете найти в моей Tellegram группе